Texto: Luiz Felipe Fernandes | Fotos: Carlos Siqueira

A partir do dia 20 de setembro deste ano todos os processos administrativos da Universidade Federal de Goiás (UFG) passarão a ser produzidos e tramitados por meio do Sistema Eletrônico de Informações (SEI). Assim, não será necessário produzir, imprimir, assinar e digitalizar um documento. Eles serão produzidos a partir de modelos inseridos no próprio sistema, iniciando imediatamente a sua tramitação digital. Os processos em papel, atualmente em andamento, não serão digitalizados e continuarão tramitando em papel até que sejam finalizados e encaminhados ao Centro de Informação, Documentação e Arquivo (Cidarq) para arquivamento.

A comissão responsável pela execução da implantação e acompanhamento da implementação do SEI na UFG foi instalada no início do mês de abril. O coordenador da comissão e servidor do Cidarq, Fábio Nascimento Sousa, apresentou as principais características do software e as fases de execução na Universidade. Na ocasião, o reitor da UFG, Orlando Amaral, ressaltou a importância da iniciativa e a necessidade de somar esforços para que, até a implantação do SEI, a comunidade universitária - sobretudo professores e técnicos administrativos, num primeiro momento - esteja informada e capacitada para utilizar o sistema. Para isso, serão feitas ações de comunicação em toda a UFG, além de eventos para informar e capacitar o público-alvo.

“O SEI provocará uma grande mudança na cultura organizacional da UFG, estimulando os servidores a otimizar seus processos de trabalho e modernizando a gestão administrativa da Universidade”, afirma Fábio. Ele explica que o controle do trâmite dos processos administrativos continuará sendo feito no Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos (Sipac), que perderá apenas a funcionalidade de abertura de novos processos. Cabe ressaltar que todos os documentos produzidos em papel deverão cumprir o prazo de guarda previsto na legislação pertinente. Nenhum documento em papel poderá ser eliminado caso seja digitalizado.

Eficiência administrativa

O SEI é um software de governo, desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF-4) e distribuído gratuitamente para as instituições que firmam termo de cooperação técnica com o Ministério do Planejamento. As melhorias que eventualmente são feitas no sistema são distribuídas gratuitamente. Por ser um sistema que permite a criação e tramitação dos processos por meio do próprio sistema, há um ganho de tempo na tramitação dos documentos, contribuindo para o aumento da eficiência administrativa.

“Outra vantagem que pode ser citada é o fim dos extravios de processos, que algumas vezes ocorre com os documentos físicos no momento da tramitação entre as unidades. Haverá também uma economia de alguns materiais como capas de processos, carimbos, colchetes e, principalmente, de papel”, acrescenta Fábio.