Instituições de ensino superior e órgãos governamentais produzem e manejam documentos de forma maciça, tanto por meio de suas atividades-meio, aquelas que ajudam no desempenho de suas funções mas não são o objetivo principal desta, quanto das atividades-fim, como ensino, pesquisa e extensão. Orientar a guarda de documentos de valor permanente e histórico, além de avaliar a possibilidade de eliminação de arquivos são funções da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (Copad). Instituída em 2009, ela foi criada a partir de uma exigência do governo com o Decreto nº 4.073 de 2002, que determina que nos órgãos da Administração Pública Federal exista uma comissão permanente de avaliação de documentos.

NAs unidades e órgãos da UFG listam as possibilidades de eliminação de documentos e a Copad analisa estas listagens já prontas. Se surgir alguma dúvida, a lista volta às unidades ou órgãos para que estes justifiquem a possibilidade de eliminação. A Copad, então, “autoriza e orienta também todo o processo legal desta eliminação”, detalha a diretora do Centro de Informação, Documentação e Arquivo (Cidarq) e presidente da Comissão, Heloísa Esser dos Reis. Em relação à natureza dos documentos, digital ou física, Heloísa Esser explica que existe apenas a diferença no suporte, mas que isto não afeta a execução das ações para os documentos ou o valor dos mesmos.

Comissão em exercício

A avaliação de documentos é um processo intelectual, no sentido de que deve ser feita uma análise profunda da instituição, conhecendo suas demandas e especificidades. A primeira atividade a ser realizada pela Comissão é o diagnóstico da instituição, a fim de compreender “a sua estrutura e funcionamento ao longo dos anos”, afirma Heloísa Esser. Segundo a arquivista, para a área de arquivologia, um documento possui valor informativo ou probatório: “informativo das ações e da atividade dessa instituição na comunidade onde ela está inserida e probatório da sua existência”. Estes dois valores juntos são chamados de “valor histórico” dos documentos de uma instituição.

Atuando no espaço físico do Cidarq, a Comissão tem membros de diferentes áreas do conhecimento, como arquivologia, história, administração e biblioteconomia. Heloísa Esser acredita que existir profissionais de diferentes áreas é importante, pois garante diferentes olhares sobre a avaliação de documentos, o que ajuda na hora de aprovar ou não sua eliminação ou guarda permanente. Ao todo, são oito membros na Comissão, trabalhando com a análise documental de todas as regionais da UFG.

Membro da Copad e do Cidarq, Flávio Diniz, fazia parte de uma comissão que atuava antes da existência da Copad, no âmbito da Lei de Acesso à Informação. Com a criação da Copad, a atribuição de execução da Lei passou a ser realizada pela Comissão. Flávio explica que nas unidades acadêmicas existem pessoas responsáveis por apresentar os relatórios de documentos para a Comissão avaliar. Outra função da Copad em relação à Lei é “trabalhar a classificação da informação quanto ao sigilo”, explica Flávio. Segundo ele, hoje a Universidade não possui nenhuma informação classificada como sigilosa, restrita ou secreta, mas é a Comissão que avalia esta questão.

De acordo com Heloísa Esser, é necessário entender por que determinado documento foi produzido e qual a importância dele na época de sua produção para saber se aquela informação possui um caráter histórico para a Instituição. Essa informação histórica tem caráter de guarda permanente e, segundo Heloísa, precisa ser guardada por pelo menos mil anos: “Nós temos que fazer essa projeção se, daqui a mil anos, esse documento realmente ainda vai ser importante para contar a história desta Instituição”.

Para ler o arquivo completo em PDF clique aqui